Slik bruker vi KI

Jobbkontroll har to funksjoner som bruker kunstig intelligens (KI): Byggmesteren, som svarer på spørsmål om produktet og om firmaets egne data, og Mester Diktat, som gjør det du sier om til tekst i skjemaene. Her står hva de gjør, hvem som leverer modellene, hvor dataene behandles og hva vi lagrer.

Hva er Byggmesteren?

Byggmesteren er en KI-assistent (kunstig intelligens) bygget inn i Jobbkontroll. Den svarer på spørsmål om produktet, svarer på spørsmål om dine egne firmadata («hvor mange timer førte vi på Storgata forrige uke?»), og kan foreslå enkle endringer — som en ny timeføring eller en ny oppgave — som du alltid må bekrefte selv før noe lagres. Byggmesteren er gratis for alle kunder, på alle planer.

Byggmesteren sier fra at den er en KI. Hver ny samtale begynner med en tekst som sier at Byggmesteren er en KI-assistent, med en lenke til denne siden. Dette følger EU sin AI-forordning (AI Act) artikkel 50, som krever at brukere vet når de snakker med en KI.

Hva Byggmesteren kan gjøre

• Svare på spørsmål om hvordan Jobbkontroll fungerer.
• Slå opp i dine egne firmadata — men aldri mer enn det du selv har tilgang til i appen. En ansatt får svar om egne timer og oppgaver; en administrator kan spørre på tvers av firmaet. Byggmesteren følger nøyaktig de samme tilgangsreglene som resten av appen.
• Foreslå en handling — for eksempel en timeføring eller en oppgave — som et bekreftelseskort du selv må godkjenne. Byggmesteren skriver aldri noe til dataene dine uten at du trykker «Bekreft».

Hva Byggmesteren ikke gjør

• Byggmesteren sender aldri e-post, åpner aldri eksterne lenker, og legger aldri ut informasjon andre steder på dine vegne. Alt den gjør, skjer inne i Jobbkontroll, i din egen bruker. Den kan heller ikke sende en sak videre til oss — se «Spørsmål?» nederst.
• Byggmesteren har ikke tilgang til andre kunders data. Det er teknisk umulig for Byggmesteren å se på tvers av firmaer — denne avgrensningen skjer på serveren, ikke i selve samtalen.
• Byggmesteren husker ikke tidligere samtaler på tvers av nye samtaler. Hver samtale starter uten kjennskap til de forrige.

Hva er Mester Diktat?

Mester Diktat gjør tale om til tekst. Du trykker på mikrofonen i et felt og snakker, og teksten havner i feltet. I enkelte skjemaer kan du forklare hva som skjedde, og Mester Diktat fordeler det du sa ut i feltene. Mester Diktat er gratis for alle kunder, på alle planer.

• Mikrofonen er bare på når du har trykket på den. Et opptak varer i opptil to minutter.
• Lydopptaket sendes fra serveren vår til leverandøren av talegjenkjenningen, som gjør det om til tekst. Teksten sendes så til den samme språkmodellen som Byggmesteren bruker, sammen med en beskrivelse av feltene som skal fylles ut. Modellen rydder i teksten — fjerner fyllord og retter skrivefeil — eller fordeler den ut i feltene.
• Mester Diktat lagrer ingenting. Verken lydopptaket eller teksten lagres hos oss. Opptaket finnes bare i minnet på serveren mens forespørselen pågår. Teksten havner i feltet, og det er du som lagrer skjemaet.

Hvem leverer KI-tjenesten, og hvor behandles dataene?

Tabellen hentes fra oppsettet tjenestene våre faktisk kjører med, så den endrer seg når oppsettet endres. Vi har bygget løsningen slik at leverandøren kan byttes.

Der tabellen viser USA, behandles forespørslene hos leverandøren i USA. Avtalen vår er med OpenAI Ireland Ltd., og overføringen til USA bygger på EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser i leverandørens databehandleravtale.

Leverandøren trener ikke sine modeller på dine data. Dette er et krav i databehandleravtalen vår med leverandøren (GDPR artikkel 28) — dataene dine brukes utelukkende til å svare deg, ikke til å forbedre leverandørens modeller for andre kunder.

Hva lagrer vi, og hvor lenge?

Vi lagrer samtalene dine med Byggmesteren (meldinger og hvilke oppslag den gjorde) i vår egen database, på samme måte som resten av firmaets data, slik at du kan lese dem igjen. Fra Mester Diktat lagrer vi ingenting.

• Etter 90 dager uten aktivitet arkiveres samtalen, og oppslagene Byggmesteren gjorde i den slettes. Selve samtalen — det du skrev og det den svarte — blir stående, så du kan lese den igjen. Det som slettes er sporet etter oppslagene: prosjektnavn, kundenavn, timer og kroner den hentet ut av systemet mens den svarte deg. En arkivert samtale kan ikke fortsettes; du starter en ny.
• Bruker du en samtale, fornyes disse 90 dagene fra siste melding — en samtale du fortsatt bruker arkiveres altså ikke under deg.
• Du kan arkivere en samtale selv når som helst, og du kan slette den helt. Sletter du den, forsvinner samtalen, meldingene og alt som er igjen av oppslagene.
• Samtalene er en del av firmaets data. Du sletter dine egne samtaler én og én, og en administrator kan slette hele firmaet, med alle samtalene, under Innstillinger ▸ Avansert ▸ Sletting. Samtalene kan ikke eksporteres i dag.

Hvordan skru det av

Byggmesteren gjør ingenting med dataene dine før du selv åpner en samtale og sender en melding, og Mester Diktat sender ingenting før du trykker på mikrofonen. Det finnes ingen bryter som slår dem av for ett firma i dag. Vi kan bare slå dem av for alle kunder samtidig.

Hvordan vi holder Byggmesteren trygg og pålitelig

• Byggmesteren skriver aldri noe uten at du bekrefter det. Alle handlinger vises som et forslag du må godkjenne.
• Byggmesteren kan bare bruke et lite, fast sett med verktøy — den kan ikke bygge egne spørringer mot databasen. Hvert verktøy er gjennomgått enkeltvis for sikkerhet.
• All tilgang går gjennom de samme rettighetene du allerede har i appen.
• Vi tester jevnlig at Byggmesteren svarer riktig og trygt, også når den utsettes for forsøk på å lure den til å gjøre noe den ikke skal (såkalt «prompt injection»).

Spørsmål?

Er du kunde, trykker du på Support nederst i appen. Ellers kan du skrive til support@jobbkontroll.no. Begge veier når et menneske hos oss — enten det gjelder hvordan dataene dine behandles, eller du ønsker en kopi av databehandleravtalen.